Wie Sie Meetings effizienter gestalten können

Wer kennt das nicht: Sie sitzen in einem Meeting und denken sich nichts. Ihr Kopf ist scheinbar leer und Sie sind in Gedanken ganz wo anders, nur nicht bei der Präsentation. Der 10te Bulletpoint, die 8te Wiederholung und Sie müssten eigentlich etwas anderes tun. Sie schauen gelangweilt auf ihr Smartphone, beginnen vielleicht schon zu spielen und überlegen sich, was sie morgen kochen können. Wer kennt keine solchen langweiligen Meetings? Gespräche, die sich in die Länge ziehen. Menschen, die nur mehr auf Smartphones schauen. Soweit dürfte dies jedem Leser und jeder Leserin bekannt sein.

Abhilfen sind schnell installiert. Sie können Menschen sagen, was sie in Besprechungen zu sagen haben. Sie können Präsentationen neugestalten. Sie können digitale Lösungen für Meeting-Inhalte vorab und danach einsetzen. Sie können Leitfäden installieren. Kurzum: Sie könnten vieles tun, jedoch wird vieles nach einiger Zeit wieder der Routine zum Opfer fallen.
Eine viel effizientere Methode, um Meetings zu gestalten, ist Storytelling einzuführen. Erzählen sie ihre Inhalte oder ihre wichtigen Punkte in Form von Geschichten. Der Vorteil liegt dabei auf der Hand. Wir merken uns Geschichten 20 Mal mehr als Fakten und können damit eine Vielzahl von Lösungen herbeiführen. Weil Meetings nicht langweilig sein müssen!

Um Storytelling in Besprechungen einzusetzen, müssen Sie ein paar Grundregeln beherrschen und zunächst einige Fragen beantworten. Was soll nach dem Meeting und der darin erzählten Story anders sein? Wer soll sie überhaupt erzählen? Welche Fakten sind darin wichtig? Welche Schwierigkeiten sollen damit sichtbar und wenn möglich überwunden werden? Welches Material steht ihnen zur Verfügung? Um diese Grundstruktur festzulegen, eignet sich beispielsweise ein Story Canvas. Hier finden Sie erste Impulse

 

Auf das Thema fokussiert

Wenn sie ihre Inhalte in eine Story packen, die auf das Thema fokussiert sind, dann erhalten Sie damit effektiver Lösungsansätze und können die Teilnehmenden besser mit auf eine gedankliche Reise nehmen. Eine Meeting-Story kann die Geschäftsentwicklung darstellen oder eine Planung skizzieren. Die Story dient als Struktur. Fokussiert bedeutet in diesem Falle auch mögliche Fehlentwicklungen, Probleme oder Hindernisse zu erkennen, um diesen vorab entgegenzuwirken. Sie müssen dazu kein gewohnten 60 Folien verwenden, es reichen vielleicht auch 10. Sie müssen sogar gar keine PowerPoint verwenden, um Inhalte wie Zahlen oder Balkendiagramme zu präsentieren und in Meetings zu besprechen. Eine gute Story reicht aus, um die wichtigsten Inhalte festzuhalten.

 

Auf Stakeholder fokussiert

In vielen Meetings wird neben der internen Perspektive meist noch der Blickwinkel auf den Kunden hinzugezogen. Wenn es um die allgemeine Geschäftsentwicklung geht, Projekte besprochen oder Jahrespläne festgesetzt werden. Storytelling ermöglicht hierbei eine Erweiterung, um alle Stakeholder mit einzubauen, um damit je nach Inhalt des Meetings, klarere Aussagen und Ergebnisse zu gewinnen. Je nach Rollenverteilung können Mentoren (Kunden, Mitarbeiter) in die jeweilige Story eingebaut werden, um etwa generations- und kulturübergreifende Themenbereiche mit anzusprechen.

 

Auf den Change fokussiert

Storytelling ermöglicht es sehr gut, Veränderungen und Change-Prozesse im Unternehmen voranzutreiben. Gerade, wenn in Meetings das Thema einer Veränderung zum Inhalt gemacht wird, sind Geschichten als kommunikative Methode mehr als vorteilhaft. Sie sind, so sie richtig erzählt werden, voller Emotionen und Gefühle. Weil ihre Spiegelneuronen angehen und Sie in eine Geschichte förmlich hineingezogen werden. Da Veränderung nur intrinsisch erfolgen kann, ermöglicht der narrative Zugang einer Story ein Gemeinschaftsgefühl („Mindset“) aufkommen zu lassen und wirkt motivierend, so sich alle in der Geschichte wiederfinden (kollektives Gedächtnis). Speziell, wenn es um eine Fehlersuche oder andere Probleme in Projekten geht, erfolgt durch die Erzählung einer Geschichte keine klassische Schuldzuweisung, sondern der Fokus liegt auf einer Problemlösung in einer narrativen Form. Was war die Mission des Projektes? Warum ist es eine Tragödie geworden? Wer war am Ende tatsächlich der Held?

 

Auf den Menschen fokussiert

Wir alle erzählen Geschichten. Sei es in Gesprächen an einer Hotelbar, sei es privat bei einer Grillfeier. Wir können Geschichten erzählen. In Meetings liegt der Unterschied daran, dass wir es gar nicht mehr gewohnt sind, auf native Erzählelemente zurückzugreifen, sondern nur mehr Daten und Fakten walten lassen. Fokussieren wir hingegen auf den Menschen und lassen seine Sorgen und Ängste in einer Story sichtbar werden, ergeben sich Vorteile wie Reflexion, Empathie, Lösungskompetenz, Selbsterkenntnis und mehr Verständnis für den anderen.

 

Storytelling in Besprechungen einzusetzen, hat einen weiteren entscheidenden Vorteil: Wenn wir Geschichten erzählen, reflektieren wir. Und wer reflektiert ist, macht weniger Fehler. Dabei spielt es keine Rolle, ob wir Anekdoten, konfliktreiche Inhalte oder eine Kundenstory erzählen. Wichtig sind die Bauteile und Strukturen zu beherrschen, um klarer Inhalte zu präsentieren und damit Ziele leichter und verständlicher zu kommunizieren. Und Spaß macht es auch noch. Garantiert! 

 

Wenn Sie jetzt Storytelling in Meetings einsetzen wollen, um Zeit und Nerven zu ersparen und damit mehr Effizienz zu gewinnen, dann nehmen Sie mit mir Kontakt auf. 

 

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